Com a crescente digitalização das empresas e o aumento significativo da troca de informações, a proteção de dados tornou-se uma prioridade em nível global. No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Lei nº 13.709/2018, entrou em vigor para regular o tratamento de dados pessoais e garantir que empresas protejam as informações que coletam. Isso impacta diretamente a gestão de documentos corporativos, especialmente em empresas que lidam com grandes volumes de dados de funcionários, clientes e parceiros.

A conformidade com a LGPD não é apenas uma exigência legal, mas também uma prática fundamental para garantir a segurança, evitar multas e fortalecer a confiança do mercado. Neste artigo, vamos explorar a importância de estar em conformidade com a LGPD na gestão de documentos e como um software como o Chronos pode ajudar a sua empresa a se adequar.

1. Proteção de Dados Pessoais: Uma Necessidade Legal e Ética

A LGPD estabelece regras claras sobre como os dados pessoais devem ser coletados, armazenados, tratados e compartilhados. Qualquer empresa que armazene informações sensíveis, como CPF, endereço, dados bancários ou históricos médicos, deve seguir protocolos rígidos para evitar violações de privacidade.

Na gestão de documentos corporativos, isso significa implementar sistemas que assegurem a confidencialidade e a integridade dessas informações. Softwares como o Chronos garantem a proteção por meio de criptografia, controles de acesso e armazenamento em nuvem seguro, minimizando os riscos de vazamento ou uso indevido dos dados.

Benefício: Aderir à LGPD não só protege a empresa de sanções legais, como também melhora a reputação, mostrando ao mercado que a privacidade dos dados é uma prioridade.

2. Evitar Multas e Penalidades

A não conformidade com a LGPD pode acarretar multas severas, que podem chegar a até 2% do faturamento anual da empresa, limitado a R$ 50 milhões por infração. Além disso, as penalidades podem incluir a suspensão do tratamento de dados e a exigência de exclusão de informações coletadas de forma irregular.

Empresas que não possuem uma gestão automatizada de documentos podem enfrentar dificuldades em garantir que os dados estejam sendo armazenados e tratados de maneira correta. Com o Chronos, sua empresa automatiza esse processo, assegurando que todos os dados pessoais estejam protegidos, organizados e acessíveis de acordo com as diretrizes da LGPD.

Benefício: Reduzir o risco de multas pesadas e penalidades administrativas, mantendo a empresa segura legalmente.

3. Garantir o Consentimento e o Direito dos Titulares

Um dos pilares da LGPD é o direito dos titulares dos dados (funcionários, clientes ou prestadores) de acessarem, corrigirem ou excluírem suas informações quando solicitado. Para isso, é fundamental que a empresa tenha controle total sobre os documentos e possa gerenciar esses pedidos de maneira ágil e precisa.

Softwares como o Chronos permitem que os gestores visualizem e controlem rapidamente os dados armazenados, garantindo que os pedidos de titulares sejam atendidos de forma eficiente. A plataforma também facilita o rastreamento de quem tem acesso aos documentos, assegurando que o compartilhamento seja feito de forma segura e autorizada.

Benefício: Cumprir com as obrigações de transparência e respeito ao direito dos titulares de forma eficiente e automatizada.

4. Transparência e Auditorias Facilitadas

A conformidade com a LGPD também exige que a empresa esteja preparada para auditorias de dados, tanto internas quanto externas. Manter documentos organizados e acessíveis é essencial para demonstrar conformidade durante essas auditorias, evitando complicações.

Com o Chronos, sua empresa pode gerar relatórios detalhados sobre o status dos documentos, prazos de validade e conformidade, facilitando auditorias e permitindo uma visão clara de todos os processos de gestão documental.

Benefício: Auditorias mais simples e ágeis, graças à documentação organizada e relatórios gerados automaticamente.

5. Segurança dos Dados em Ambientes Digitais

Com o aumento do trabalho remoto e do uso de plataformas digitais, o risco de violações de dados também cresceu. Proteger as informações armazenadas na nuvem é um desafio constante para as empresas. O Chronos oferece criptografia e backups automáticos, garantindo que os documentos estejam sempre protegidos, mesmo em caso de falhas técnicas ou ataques cibernéticos.

Benefício: Segurança total das informações corporativas, protegendo dados sensíveis de colaboradores e clientes.

Conclusão

Estar em conformidade com a LGPD na gestão de documentos corporativos é mais do que uma necessidade legal — é um compromisso com a proteção e privacidade dos dados de todos os envolvidos. Além de evitar sanções legais, aderir à LGPD fortalece a reputação da empresa e a confiança de clientes e parceiros.

A utilização de uma ferramenta automatizada como o Chronos simplifica esse processo, garantindo que sua empresa esteja sempre alinhada às normas legais, oferecendo segurança e transparência na gestão de documentos.